VWG:2024 Supplier Onboarding und IT-Schnittstelle

WBS-Element ZS-PC-0038

Current project plan

		ZS	VWG	Acceptance criterion
Apr	KW 14
	KW 15
	KW 16
	KW 17
Mai	KW 18
	KW 19
	KW 20
	KW 21
	KW 22
Juni	KW 23
	KW 24

Related task list

• BTF-1012 Special varaints have no option to enter a percentage surcharge
• BTF-982 Not possible to save chart of account in bookkeeping administration

Meeting notes

27.03.2024 Workshop

Zeit: 09:30-16:30

Teilnehmer: Fr. Mayer, Fr. Seifert, Hr. Kohlmann, Hr. Schneider

Besprochene Inhalte:

• Kontenrahmen 5-stellig
  • Kunden Konto 20000
    • Casino ist dann Debitor: 23608
  • Erlöse Konto 4000
  • Steuern Konto 3500
    • Steuern Österreich 20%
• Fiskaljahr (= Wirtschaftjahr) vom 01.02.2024 bis 31.01.2025
• Jedem Artikel eine Mass Variante hinterlegen mit 100% Aufschlag
• VWG-Kunden nutzen keine Bestellplattform für Bekleidung
• Ev. möchte VWG zukünftig deren Lieferanten anbinden z.B. Disposition oder Produktionsvorlagen
• IT-Schnittstelle:
  • Datenexport in Excel aus ZUGSEIL gemäß BMD-Importtemplate (Anm.: BMD ist Buchhaltungsprogramm)
  • Fr. Mayer möchte Buchung im Excel kontrollieren und anschließend einfach Template in BMD importieren

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Leitfaden für VWG schicken --> Erledigt
• ZUGSEIL: Integrationsumgebung aufsetzen für Testing (bis spätestens Ende Mai) --> Erledigt
• VWG: Produktbilder auf ZUGSEIL hochladen
• VWG & ZUGSEIL: Testing soll bis spätestens 04.06.2024 erfolgen
• VWG: Lagerbestände zählen (vor Go-Live)

16.04.2024 IT-Schnittstelle

Zeit: 10:00-10:30

Teilnehmer: Fr. Mayer, Hr. Lorenz, Hr. Rekittke, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Relevante Buchungen: Rechnung und Gutschrift
  • Konto (Casinos Austria): 23608
  • Gegenkonto: 4000
  • 20% UST
• Übermittlung des Import-Templates (.csv-Datei) für BMD: 1x wöchentlich am Freitag per E-Mail an Fr. Mayer
  • Buchungen werden aufsummiert
  • Anschließend wird Template durch Fr. Mayer in BMD eingespielt
• Felder die nicht benötigt werden z.B. "kost" und "filiale" werden inhaltlich leergelassen

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Umsetzung der IT-Schnittstelle (geplant bis Mitte Mai) --> Erledigt

23.05.2024 Retourenprozess

Zeit: 09:30-09:55

Teilnehmer: Fr. Mayer, Hr. Schneider, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Liefer- und Retourenprozess:
  • Lieferprozess: Wagner & Glass schickt Sendung an respektive Adresse mit GLS
  • Retourenprozess: Casinos Austria retourniert Sendung an Wagner & Glass auf eigene Rechnung (frei Haus)

04.06.2024 Testing

Zeit: 10:00-12:00

Teilnehmer: Fr. Mayer, Fr. Seifert, Hr. Schneider, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Testen der Prozesse (von Bestellung bis Retoure)
  • Bis auf den Rechnungs- und Gutschriftenprozess alles erfolgreich getestet
  • Individualisierung: "Fertigung & Individualisierung" wird über sprungen d.h. Artikel wird aus dem Lager entnommen und kommissioniert und an den Schneider übergeben inkl. Kommissionsschein; Schneider macht Individualisierung und danach wird Kommissionierung abgeschlossen und Lieferschein erstellt
  • Rechnungsprozess - Anforderung:
    • Sobald ein Lieferauftrag den Status „Versendet“ bekommt, soll gleich automatisch eine Rechnung / Gutschrift erstellt werden
    • Danach soll automatisch das .pdf-File (Rechnung / Gutschrift) per E-Mail an Casinos Austria (zentrale Adresse) geschickt werden
    • Das Rechnungsimport-Template für Wagner & Glass mit den Rechnungen / Gutschriften soll als .csv-File 1x wöchentlich übermittelt werden
• Offene Punkte - Zu klären zwischen Wagner & Glass und Casinos Austria:
  • Wann wird Rechnung bezahlt?
  • Wie soll mit Express Artikel umgegangen werden? (Anm.: Weitere Option für Casinos Austria: Teamleiter macht statt Mitarbeiter die Expressbestellung)
  • Was passiert wenn Individualisierungen zurückgeschickt werden?

Nächste Schritte:

• VWG: Klärung der offenen Punkte inkl. Rückmeldung an ZUGSEIL --> Erledigt
• ZUGSEIL: Umsetzung der Anforderungen für den Rechnungsprozess --> Erledigt

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