CusAu:Customer Onboarding

WBS-Element ZS-PC-0037

Current project plan

		ZS	CasAu	Acceptance criterion
Nov	KW 48	Initialworkshop mit Casinos Austria Projektteam
Jan	KW 5	Abstimmungstermin mit Wagner & Glass und Casinos Austria
Feb	KW 6
	KW 7
	KW 8	Projektvorbereitung
	KW 9	Projektvorbereitung
Mär	KW 10	Kick-Off mit Casinos Austria Projektteam
	KW 11	Beauftragungsvorbereitung
	KW 12	Beauftragungsvorbereitung
	KW 13	Workshop zu HR- und MM-Schnittstellen mit Casinos Austria IT-Team
Apr	KW 14	Implementierung der Plugins
	KW 15	Deployment und Konfiguration der Plugins auf Integrationsumgebung
	KW 16	Testing und Fixing der Plugins auf Integrationsumgebung
	KW 17	Funktions- und Abnahmetests
Mai	KW 18	Deployment der Plugins auf Produktionsumgebung Initial Load Support Schulung
	KW 19	Anlegen von ZUGSEIL-Applikationen in AZURE durch Casinos IT-Team
	KW 20	Einrichten, Konfiguration und Testen von AZURE-Plug-In durch ZUGSEIL
	KW 21	Workshop zu Konfiguration mit Casionos Austria Einkaufsteam
	KW 22	System-Integration Schulung
Jun	KW 23	Testphase
	KW 24	Testphase
	KW 25	Testphase
	KW 26	Testphase
Jul+	KW 27+	Hypercare für 3 Monate

Related task list

• ZS: Aktualisierten Bridge-Server Flyer an Hrn. Stift und Hrn. Henryk übermitteln --> erledigt
• ZS: Techniker-Termin zwischen Hrn. Stift, Hrn. Henryk und Sinisa aufsetzen --> erledigt
• CA: Rückmeldung zu BridgeServer an ZUGSEIL --> erledigt

Meeting notes

29.11.2023 Kick-Off Workshop

Zeit: 08:30-16:30

Teilnehmer: Fr. Rogenbauer, Hr. Schmitzberger, Hr. Seiler, Hr. Kohlmann, Fr. Krenauer, Fr. Podobnig-Kuntz (HR), Hr. Hopfgartner (SAP MM), Hr. Konrad (SAP HR)

• Strategie
  • Zielsetzung Projekt. Warum?
    • Bestehendes Online-Tool für die Ausstattung der Mitarbeitenden wird Mitte 2024 abgeschaltet
    • Neues Online-Tool für die Ausstattung der Mitarbeitenden soll das bestehende Tool ersetzen
    • Ablösezeitpunkt soll spätestens Mitte 2024 sein
  • Organisatorische und inhaltliche Rahmenbedingungen
    • Projektleitung: Fr. Roggenbauer, Stellvertretung: Fr. Krenauer
    • Projektstart: Jänner 2024
    • Angestrebtes Projektziel: Einführung des neuen Online-Tools Mitte 2024 mit vorgeschalteter Testphase
    • Projektumfang: 12 Casino-Standorte (alle mit Eigenleben)
  • Material / Ausrüstung / Warengruppen und deren Spezifika (Uniform / PSA etc.)
    • 1. Schritt: Corporate Fashion
    • 2. Schritt: PSA / Sonderausrüstung / Arbeitsbekleidung (Cargohosen, Kochjacken, Dirndl etc.)
• Bekleidungsreglement für Mitarbeitenden / Mitarbeiterdaten
  • Primäre Zielsetzung Reglement (CI / Schutz etc.)
    • Einheitlich professionelles Erscheinungsbild der Mitarbeitenden
    • Kostenkontrolle
    • Prozessoptimierung und -digitalisierung
    • Lieferantenmanagement
  • Tätigkeits- & Job-Profile und deren Varianten
    • Tätigkeits- und Job-Profile sind nicht genau bekannt
    • Geschätzte Anzahl: Ca. 15-20 Tätigkeits- und Job-Profile
  • Mischprofile bei Mitarbeitenden
    • Keine Mischprofile bei Mitarbeitenden
    • Es gibt ein primäres Profil, nach dem die Mitarbeitenden bezahlt werden
    • Es gibt Zusatzdienste, für welche eine Zusatzausstattung bereitgestellt werden – Zwei Optionen für die Bereitstellung der Zusatzausstattung:
      • Kontigent ist für Mitarbeitenden „Null“ --> Teamleiter macht eine Kontingentsmengenübersteuerung, so dass Bestellung durch Mitarbeitende erfolgen kann
      • Kontigent ist für Mitarbeitenden „Null“ --> Mitarbeiter macht Bestellung, die vom Teamleiter freigegeben werden muss
  • Regional bzw. einheitsspezifisch unterschiedliche Reglemente
    • Keine unterschiedlichen Reglemente
    • Alle Tätigkeits- & Job-Profile werden in allen 12 Casinos identisch ausgestattet
• Mitarbeiter-Prozesse
  • Ersteinkleidung & Digitale Kleiderkammer
    • Onboarding-Prozess / Vermessung / Ersteinkleidung
      • Noch kein einheitlicher Onboarding-Prozess implementiert (Anm.: Projekt zur Überarbeitung und Vereinheitlichung des Onboarding-Prozesses in Ausführung)
      • Mitarbeitende werden bei HCM erfasst (Anm.: 3 Tage Vorlaufzeit sollte der Standard sein)
      • Daten kommen über die Schnittstelle
      • Für Erstbestellung werden die Größen manuell eingetragen --> Migrationsprojekt für Größen & Änderungsdaten 2-3 Arbeitstage
    • Einmal jährlich haben Mitarbeitende die Möglichkeit, sich durch einen Schneider vor Ort vermessen zu lassen
  • Mitarbeiter-Bestellung (Erstbezug / Nachbezug) (siehe auch 16.04.2024 Projekt-Meeting)
    • Erstbezug / Nachbezug
      • Im Probemonat: Erstbezugsmenge 50% von der Grundausstattung
      • Nach Probemonat: Bereitstellung der gesamten Grundausstattung
      • Anwendung eines Mengen- und Punktesystems (siehe Tabelle unten)
      • Alternative Kontingentsregeln möglich, z.B. wenn ein Kleid bezogen wird, dann ersetzt das Kleid einen Rock und ein Sakko
        • Wenn von Casinos Austria gewünscht, ist ein gemeinsames Innovationsprojekt mit rund 5 Arbeitstage erforderlich
        • Innovationskosten werden zwischen Casinos Austria und ZUGSEIL geteilt
    • Teamleiter kann Kontingent übersteuern
      • Teamleiter kann Kontingent übersteuern (siehe auch Punkt 2.c.iii)
      • Mengenbezug über Mengen hinaus ist mit Teamleiterfreigabe möglich, z.B. Wintermantel wird bei bestimmten Tätigkeits- & Job-Profil mit Menge „Null“ angezeigt und wenn Mitarbeitende bestellt, muss die Bestellung durch Teamleiter freigegeben werden
    • Anpassungs- bzw. Individualisierungsprozesse? --> Ja
    • Digitale Vermessung (von Zuhause) --> Nein
  • Nachbestellprozess
    • Häufigkeit bzw. Versandoptionen --> Derzeit kein Thema
    • Materialausgabe
      • Schwarzlager in den Casinos sind out-of-scope
      • Alle Bestellungen erfolgen über das System (no PO, no pay)
      • Diskutierte Idee: Wenn Mitarbeitende zu Wagner gehen, dann sollen Mitarbeitende die Bestellung vor Ort an einem Notebook von Wagner machen; Teamleiter erfasst die Mitarbeitenden vor, sodass eine Bestellberechtigung existiert
      • Pickup-Station bei Wagner für Mitarbeitenden in den Casinos Wien, Baden und Linz hinterlegen
    • Tragezeiten --> Ja, ein Jahr
  • Privatkauf / Zuzahlung --> Nein
  • Austauschprozess (kaputt / untauglich / anderes Körpervolumen)
    • Austausch erfolgt über Regelmengenbezug mit Freigabeprozess
    • Freigebender ist der Senior Casino Manager (SCM)
  • Rücknahme-/ Entsorgungsprozess --> Rücknahme-/ Entsorgungsprozess bzw. Recyclingprozess gibt es nicht
  • Reklamations-Handling
    • Triageprozess für Reklamationen ist wie folgt:
      • Dienstbekleidungsbeauftragter (DKB)
      • Senior Casino Manager (SCM)
      • Einkauf
    • Manuelle Dokumentation des Triageprozesses
    • FAQ-Dokument inkl. Reklamationsprozess soll im System für alle verfügbar sein (zum Download)
    • De-Minimis-Regel: Mitarbeitende haben nach Lieferung 2 Wochen Zeit, die Lieferung zu prüfen und bei Bedarf Widerspruch einzulegen, bevor die Lieferung in SAP freigegeben wird
  • Offboarding-Prozess --> Ware soll (theoretisch) zurückgegeben werden
  • Prozess-Schar Wäscherei --> Reinigung der Wäsche erfolgt zuhause

Männer	Stk. / Pkt.	Frauen	Stk. / Pkt.
(Sakko)*	1 Pkt.	(Blazer)*	1 Pkt.
Hose – 2 Var.	1 Pkt.	Hose	1 Pkt.
Gilet	1 Pkt.	Rock	1 Pkt.
Hemd – 2 Var.	5 Stk.	Gilet	1 Pkt.
		Kleid	2 Pkt.
		Bluse	5 Stk.

• Organisation mit Geschäftspartner
  • Anzubindende Lieferanten --> Fa. Viktor Wagner & Glass (+)
  • Lagerprozesse (Eigenlager / Handlager / Fremdlager / Logistik-Outsourcing) --> Fa. Viktor Wagner & Glass
  • Eigen-Wascherei / Fremd-Wäscherei / Mischkonzepte --> Nicht gewünscht
• Abrechnung / Controlling / Buchhaltung
  • Interne Abrechnung auf Kostenstellen / Org-bezogen / MA-bezogen?
    • Personalstammkostenstelle der Mitarbeitenden wird immer belastet
    • Kontierte Bestellung soll es am Anfang nicht geben --> Nur jeweilige Admin-Rechte
  • Rechnungsabwicklung --> eBilling mit MM-Schnittstelle (Wareneingangsbestätigung + eBill)
  • Integration Buchhaltung
    • No PO, no pay
    • eBilling mit MM-Schnittstelle
  • Reports für Controlling --> Standard-Reports gewünscht
• IT
  • Integration HCM
    • 4 Files (Stammdaten)
      • Kostenstellen
      • Organisationseinheiten
      • HR-Liste
      • Tätigkeits- & Job-Profile / Karenzen / Absenzen
    • CAVE:
      • Mehrere Personalnummern (Gesetzlich)
        • Number
        • IsActive (Nur eine kann aktiv sein)
      • Mehrere Manager
  • Integration MM
    • Kontierungsprüfung
    • PO-Übergabe (Textbestellung)
    • PO-Freigabe Rückmeldung (ggf. Warengruppe, bei kontierter Bestellung wäre eine Freigabe auf ZS-Seite durch Manager)
    • Wareneingangsbestätigung (PO-Flip)
    • eBill (Rechnungs-Flip)
  • AzureAD / AD
    • Aktuell: Gemanagter Internet Explorer
    • Authentifizierung AzureAD (SSO)
    • Gruppen über Graph-API abholen
    • Basisdaten & Zusatzdaten HCM
    • SingleSignOn für jeden?
    • AzureAD oder AD?
• Zeitleiste
  • März: Kick-Off
  • März-April: Spezifikation der Schnittstellen
  • April-Mai: Implementierung der Schnittstellen
  • Mai-Juni: Testing
  • Ab Juli: Umstieg auf ZUGSEIL

27.03.2024 Workshop zu HR- und MM-Schnittstelle

Zeit: 09:00-16:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Schmitzberger, Hr. Seiler, Hr. Hopfgartner (SAP MM), Hr. Konrad (SAP HR), Hr. Kayczuck (HR), Hr. Randolph (IAM), Hr, Stift (IAM), Fr. Podobnig-Kuntz (HR), Fr. Hofmann (FI)

• Allgemein:
  • 2 Umgebungen
    • Integrationsumgebung
    • Produktionsumgebung
  • EntraID für Authentifizierung: Technische Integration direkt auf Techniker-Ebene
  • 4 AD-Rollen
    • ZUGSEIL-BUSINESSADMIN --> Darf alles
    • ZUGSEIL-Standortleiter,  Standortleiter gibt changes frei
      • Darf Mitarbeiter vorab erfassen
      • Darf Bestellungen über Kontingent freigeben
      • Darf für seine Teammitglieder bestellen
      • Reporting
    • ZUGSEIL-DKP, DKP (Dienstbekleidungsbeauftragte, normaler Mitarbeiter) = First Level Support (Teamleiter-Rolle)
      • Darf Mitarbeiter vorab erfassen
      • Darf Bestellungen über Kontingent freigeben
      • Darf für seine Teammitglieder bestellen
    • ZUGSEIL-Mitarbeiter, Regulärer Besteller (Mitarbeiter-Rolle)
      • Darf für sich bestellen
  • Wenn Mitarbeiter manuell angelegt wurde und 6 Monate kein Hr-Sync erfolgte, soll Mitarbeiter der gelöscht werden.
  • Info Rainer Hopfgartner
    • Anlage SAP Clour Connector
    • Anlage OneStream Server
• Thema: HR-Schnittstelle:
  • HR-File
    • Die letzten 3 Monate und neuere Information (plus aktuelle Beschäftigung)
    • Mitarbeiter der Zentral werden nicht mitgeliefert (Minimaldatenansatz)

Private.Lastname	PII	Wird immer als zusammgesetzer Schlüssel immer verwendet. Nicht Perosnalnummer, da diese pro Kontrakt auf einer Person vergeben wird
Private.Firstname	PII
Private.Birthdate	PII
Private.Gender	PII
Private.LanguageISO		Immer DE bei erstimport, soll bei späteren Importen nicht überschrieben werden.
Private.Mobile		Wird nicht mitgeliefert, kann der Mitarbeter nachträglich (selbst) erfassen
Private.Phone		Wird nicht mitgeliefert, kann der Mitarbeter nachträglich (selbst) erfassen
Privat-Email	Im Shop so einrichten, dass beim Checkout der User die Möglichkeit hat die Privatemail zu hinterlegen (oder wenn bereits bei einer früheren Bestellung hinterlegt, dann diese nur auswählen kann). An diese Email sollen Bestell-Updates gesendet werden.	Wird nicht mitgeliefert, kann der Mitarbeter nachträglich (selbst) erfassen
Business-Email
Privatanschrift wird nicht mitgeliefert
StaffContracts[n].Staffnumber	Es kommen im SAP pro Kontrakt eine Zeile. Wir fassen das dann über die PII zusammen.
StaffContracts[n].ManagerStaffnumber
StaffContracts[n].TotalWorkTime	IT-8 FTE%
StaffContracts[n].PrimaryOrgUnitKey		Stammbestrieb-OU
StaffContracts[n].PrimaryCostCenterKey		Stammbetriebs-CC
StaffContracts[n].MainActivityKey	Nummer	Planstelle-Kürzel
StaffContracts[n].MainActivityName	Langtext	Wird mitgeliefert zur verbesserten Debugging
PlannedFirstworkday
PlannedLastWorkday
IsTemporaryOffboarding	IstAktiv = 1 IsAbwesend = 2	Wenn ja, dann wird das Löschkonzept ausser Kraft gesetzt (z.B. bei Sabaticals, Karenz, … immer TRUE mitgeben bitte)
StaffContracts[n].EndOfAbsence	Neues Feld bei ZS
Busines-Addresse wird nicht mitgeliefert, werden manuell bei ZUGSEIL erfasst bei der Org-Einheit erfasst. Pro Kontrakt wird eine Personalbereichs-Schlüssel und Personalbereichs-Langtext mitgeliefert (4-Stelliger Wert vom Stammbetrieb). Bei Zugseil wird dieser Wert als Facility-Key gematched und die Addresse von der Facility dann gezogen.
StaffContracts[n].StaffGroupMemberships	Es gibt mitarbeiter, die keine Bestellberechtigung haben (nicht über HR kommen) aber trotzdem über die AzureAD gruppenmitgliedschaften sich anmelden können	Wird nicht von HR-Mitgeliefert. Datenquelle AzureAD
Die Sichtbarkeit von Mitarbeitern werden über die Direct und Indirekt Manager-Rolle vergeben.

• Org-Unit File
  • UID und Level wird von ZUGSEIL vergeben bzw. errechnet. Root-Knoten haben auch keinen Parent-Key.
  • Standard. Rest wird nicht geliefert. Multi-Root-Knoten. Root Knoten:
    • CASAG
    • Später dann auch mehrere - gleich so vorbereiten

• Kostenstellen-File

• Thema: Measuring-In
  • Standard-Grössen
  • Standard-Grössen mit Anpassungen (nur die wirklich möglichen)
  • Mass-Grösse
    • Für Systemstart: Massgrösse muss ausgewählt werden. Masse weiter auf Wagner-Excel
    • Für Folgeprojekt (später): Anzeige Masstabellen-Wert, Anpassung Plus/Minus, Ersatz Wagner-Excel (Argumentarium: Daten des Mitarbeiters gehören an CAS, nicht WAGNER)
• Einmal-Import vom Mitarbeiter-Grössen-Excel nur von den Zeilen
  • Fr. Rogenbauer: Klären mit Wagner: Welche Änderungen sind pro Artikel als Änderung möglich? (als Änderung)
  • ZUGSEIL importiert Excel
    • die Standard-Grössen werden importiert
    • Sondergrössen und Ändeurngen werden ignoriert und nicht importiert.
  • Wagner erhält den Auftrag die Massgrössen bei den Mitarbeiter „rückwärts“ zu erfassen vor System-GolIve
• Hier werden wir zusätlich ggf. offerieren:
  • Excel genererieren (ZUGSEIL)
  • Excel umpflegen (2 Wochen Aufwand, Praktikanten-Arbeit)
  • Excel von Wagner freigeben lassen
  • Excel-Import auf Knopfdruck (vor GoLive)

• Thema: MM-Schnittstelle
  • Kontierungsprüfung --> Über BAPI
  • Purchase Order (B-Op an SAP und zurück) --> iDOC Orders05
  • SMS bzw. Mail an Warenemppfänger & DKP (nicht SAP-Relevant) und erinnerung, dass man bei nicht-Wareneingang wiederrufen müssen  De-Minimis: 2 oder 4 Wochen
  • Wareneingang (B-Op an SAP) --> iDOC, Rainer sagt welches (oder BAPI – GOODSMOVEMENT)
  • eBill (Rainer sagt, in welchem Format (PDF+IDOC?)
    • Abgrenzung kein Thema, da einzelbestellungen unter der Relevanz-Grenze unter 10ke.
    • Wird parallel mit der Wareneingang gebucht.
  • Gutschriften digitalisieren wird als separates Projekt angegangen mit der S4-Umstellung

04.04.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 13:00-13:30

Teilnehmer: Stefan, Rene, Daniel

Besprochene Inhalte:

• Sichtbarkeit des Lagers von VWG bei Casinos Austria --> Einrichtung der Vertrauensstellung, um effektiven Bestand zu geben
• Implementierung Neuer / Alter Shop im Mai zu definieren
• Retourenprozess abzustimmen

10.04.2024 Workshop MM-Schnittstelle

Zeit: 14:30-16:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Horvath, Hr. Stift, Hr. Hopfgartner, Hr. Henryk, Hr. Lorenz, Hr. Rekittke, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• BridgeServer:
  • Laut Casinos Austria nicht erforderlich (Anm.: Feedback zum Flyer - Inhalte teilweise widersprüchlich und falsch)
  • Ev. von ZUGSEIL zu prüfen, welche Felder zeitkritisch sind die instant übertragen werden müssen, damit BridgeServer-Einsatz von Vorteil ist
• Freigabeprozess - Fall: Neuer Mitarbeiter beginnt und ist noch nicht angelegt
  • Dummy-User (pro Mitarbeiter) wird verwendet - Neuer Mitarbeiter muss Vor- und Nachname und Geburtsdatum angeben
  • Über Merge-Prozess werden fehlende Informationen ergänzt, so dass der Dummy-User vollständig angelegt werden kann
  • Freigabeprozess bei Wagner & Glass vor Ort muss noch definiert werden
• Kontierungsprüfung: Laut Casinos Austria keine Echtzeit-Kommunikation erforderlich, da nur überprüft werden soll, ob Konto / Kostenstelle buchbar ist oder nicht
• Formate:
  • Bestellungen: Orders 05
  • Rechnungen: Invoice 02
  • Wareneingang: ZUGSEIL Vorschlag
• Implementierung der MM-Schnittstelle: Kontaktperson Hr. Hopfgartner

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfung der Formate (z.B. welche Felder benötigt sind) und Versand des Vorschlags an Casinos Austria zur Validierung (geplant in KW16) --> Erledigt
• Casinos Austria: Validierung der vorgeschlagenen Formate und Rückmeldung an ZUGSEIL --> Erledigt
• ZUGSEIL: Interne Abstimmung zum BridgeServer und ggf. weitere Abstimmung mit Casinos Austria --> Erledigt
• Casinos Austria & ZUGSEIL: Definition des Freigabeprozesses bei Wagner & Glass vor Ort (siehe Fall oben) --> Erledigt
• Casinos Austria & ZUGSEIL: Testen des Tablet-Einsatzes bei Wagner & Glass während der Testphase
• ZUGSEIL: Bereitstellung eines Mitarbeiter-Leitfadens

11.04.2024 Workshop HR-Schnittstelle

Zeit: 10:00-11:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Konrad, Hr. Kayczuck, Hr. Henryk, Hr. Stift, Hr. Rekittke, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Datenaustausch:
  • Austausch zwischen Casinos Austria und ZUGSEIL erfolgt über .csv-Datei
  • Nicht-mitgelieferte Personalnummern über .csv-Datei sollen in ZUGSEIL deaktiviert werden
• Austritte:
  • Aktuell erfolgt die Einpflegung der Austritte im Datensatz von Casinos Austria nach dem alles rechtlich von HR abgeklärt ist
  • Austrittsdatum ist nicht im Datensatz von Casinos Austria enthalten und wird nach aktuellem Stand auch nicht darin ergänzt
  • Mitarbeiter werden bei Austritt in ZUGSEIL deaktiviert bzw. können die Daten danach ab einem spezifischen Zeitpunkt anonymisiert oder gelöscht werden
• Wiedereintritte: Bei Wiedereintritten bleibt die Personalnummer des Mitarbeiters unverändert
• Neueintritte: Neueintritte bekommen nur halbes Kontingent (siehe 16.04.2024 Projekt-Meeting - Punkt "Mitarbeiter Grundausstattung")
• Bestellung für Mitarbeiter:
  • Wenn für eine spezifische Person durch einen Teamleiter bestellt wird, muss die respektive Person angelegt sein
  • Weitere Möglichkeit ist eine Kontierte Bestellung, d.h. auf eine Kostenstelle, zu machen
• Karenzzeit: Bestellrechte bzgl. Karenzzeit sind noch durch Casinos Austria zu definieren
• No-Show: Felder bei No-Show sollen in der csv.-Datei leergelassen werden statt „Fehler“ in der „COSTCENTER“-Spalte
• Dummy-User:
  • Merge-Prozess vom Dummy-User zum tatsächlichen User erfolgt pro Mitarbeiter
  • Matching erfolgt typischerweise über Personalnummer oder für manuell angelegte User über alternative Felder (z.B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht)
  • Wenn Dummy-User z.B. innerhalb von 2 Monaten nicht genutzt wird, soll der Dummy-User in ZUGSEIL gelöscht werden
• Bestellung aus der Zentrale: Wenn jemand aus der Zentrale bestellt muss dies über den Einkauf von Casinos Austria erfolgen
• Schnittstellen-Vorfälle: Monitoring über Schnittstellen-Vorfälle ist in ZUGSEIL vorhanden

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfung der Formate (z.B. welche Felder benötigt wären) und Versand des Vorschlags an Casinos Austria zur Validierung (geplant in KW16) --> Erledigt
• Casinos Austria: Validierung der vorgeschlagenen Formate und Rückmeldung an ZUGSEIL --> Erledigt
• Casinos Austria: Definition der Bestellrechte während / nach der Karenzzeit --> Erledigt (siehe 16.04.2024 Projekt-Meeting)
• Casinos Austria: Übermittlung der Schnittstellenfiles --> Erledigt

12.04.2024 Interne Abstimmung zum HR-Hub

Zeit: 10:00-10:30

Teilnehmer: Mathias, Daniel

Besprochene Inhalte:

• Wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag und eine Personalnummer hat, ist es kein Problem --> Wenn Mitarbeiter mehrere Verträge und/oder mehrere Personalnummern haben, müsste der HR-Hub erweitert werden
• Austrittsdatum wird nicht im Datensatz von Casinos Austria angegeben --> Diese Funktionalität muss im HR-Hub eingebaut werden
• Karenzeiten, z.B. karenzierte Mitarbeiter wird erlaubt, einen Monat vor Ablauf der Karenz zu bestellen --> Erweiterung des HR-Hubs erforderlich
• Dummy-User --> Darstellung sollte im HR-Hub möglich sein (Prüfung erforderlich)
• Für die Umsetzung der obenstehenden Punkte muss in den nächsten 4-5 Wochen genügend Zeit reserviert werden.

16.04.2024 Projekt-Meeting - Dummy-Use, Grundaustattung etc.

Zeit: 13:30-15:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Popa, Hr. Schmitzberger, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Dummy-User:
  • Geplanter Prozess: Mitarbeiter dürfen nur bestellen wenn Personal ID vorhanden ist --> Nur selektive Verwendung von Dummy-User im Ausnahmefall (von Admin anzulegen)
  • Neueintritte bekommen für die ersten Tage ein Gilet zur Verfügung gestellt und muss seine private Hose und Hemd verwenden
  • ZUGSEIL-Anmerkung: HR-Schnittstelle läuft nur 1x am Tag d.h. wenn Mitarbeiter neuangelegt wurde, kann ev. am selben Tag noch nicht bestellen
    • Manuelle Anlegung des MA
    • HR-Schnittstelle manuell triggern
    • einen Tag warten
• Admin-Rechte:
  • SCM (= Senior Casino Manger) --> Dürfen Freigabe erteilen
  • Ausgewählte Personen (Anm.: DKB) --> Dürfen für andere bestellen
    • Ausgewählte Personen (Anm.: DKB) werden durch Fr. Roggenbauer manuell direkt in ZUGSEIL gepflegt
• Offene Bestellungen bei Austritt:
  • Wenn Mitarbeiter bestellt hat und danach kündigt, gilt normaler Bestellprozess (Anm.: HR-Hub EMP-Unterlage --> Spalte "TEMPOFF" --> 1)
    • Generell gilt Ware 30 Tage nach Lieferung als angenommen, sofern es keine Reklamation gibt
  • Nach Kündigung darf Mitarbeiter nicht mehr bestellen (Anm.: HR-Hub EMP-Unterlage --> Spalte "TEMPOFF" --> 2)
• Mitarbeiter-Grundausstattung:
  • Ersten 3 Monate: Halbe Grundausstattung / Kontingent
  • Ab 4. Monat: Volle Grundausstattung / Kontingent, d.h. Mitarbeiter bekommt die restliche Grundaussattung
  • Nachbezug erfolgt jährlich basierend auf Eintrittsdatum, d.h. volle Grundausstattung

• Karenzzeit: Bestellrecht gilt für Mitarbeiter einen Monat vor Ende der Karenz
• Edge-Browser: Mitarbeiter müssen ZUGSEIL über Edge-Browser aufrufen (Anm.: Gilt für Laptop und Handy)

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfung des Konfektionsgrößen-Templates --> Erledigt
• ZUGSEIL: Klärung wie responsive ZUGSEIL ist wg. Bestellung vor Ort bei Wagner & Glass --> Erledigt
• ZUGSEIL: Rückmeldung wegen Guided Buying (ZUGSEIL GET) - Fr. Roggenbauer koordiniert anschließend Demo-Termin mit Fr. Prechtl
• Casinos Austria: Übermittlung der Liste für Admin-Rechte --> Erledigt

24.04.2024 Projekt-Meeting - Konfektionsgrößen, Notbestellung, Reklamationen, Expresslieferung etc.

Zeit: 15:30-16:30

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Podobnig-Kuntz, Hr. Bergmann, Fr. Santer, Hr. Rekittke, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Konfektionsgrößen: Mitarbeiter dürfen Größen (S / M / L etc.) und Individualisierungen nicht verändern
• Ampelsystem: Vorerst Gelb bei 5 Stk. für alle Artikel --> Feintuning erforderlich
• Notbestellung:
  • 1. Situation: Mitarbeiter hat keine Punkte mehr und braucht neues Sakko, da altes kaputt ist --> "Freimenge" = 0 zur Freigabe erfolgt durch Vorgesetzten
  • 2. Situation: Mitarbeiter hat 2 Funktionen, d.h. Artikel (z.B. Sakko) in ZUGSEIL ausgrauen --> "Freimenge" = 0 zur Freigabe erfolgt durch Vorgesetzten
    • ZUGSEIL-Anmerkung: Feature muss entwickelt werden (Aufwand wird geprüft)
    • Casinos-Anmerkung: Alle Mitarbeiter sehen Sakko, manche dürfen jedoch nur mit Genehmigung des Vorgesetzten Sakko bestellen --> "Freimenge" = 0 zur Freigabe erfolgt durch Vorgesetzten
• Reklamationen:
  • 30 Tage Reklamationsfrist bei VWG (z.B. falsche / keine Lieferung)
  • Nach 30 Tagen wird Rechnung automatisch bezahlt
• Express-Lieferungen: Es soll ein Artikel im Katalog angelegt werden mit "Express", d.h. soll eine Express-Lieferung erfolgt muss der Artikel "Express" zusätzlich in den Warenkorb gelegt werden, um VWG zu signalisieren, dass es sich hierbei um eine Express-Lieferung handelt
  • ZUGSEIL-Anmerkung:
    • 1. Option: Liefertyp "Express" einen Freigabeprozess auslöst - Feature muss entwickelt werden (Aufwand wird geprüft) --> Nicht gewünscht
    • 2. Option: Teamleiter können Rechte übertragen werden, um "Express" zu triggern --> Ist aktuell vorhanden
      • Casinos Austria-Anmerkung: "Express"-Artikel soll über Teamleiter freigegeben werden, sonst erfolgt Lieferung nach "Standard"
• Punkte:
  • Punkte (Anm.: Insgesamt 6 Punkte pro MA) sind für 12 Monate gültig
  • 3 Punkte dürfen in das nächste Jahr mitgenommen werden, d.h. Deckelung von 9 Punkte (= 1,5 Jahresbedarf)

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfen wegen "2. Situation" (siehe Notbestellung) --> Erledigt
• ZUGSEIL: Prüfen wegen Konfektionsgrößen --> Erledigt (Funktioniert)
• Casinos Austria & ZUGSEIL: Definition des Ampelsystems für Lagerbestände --> Erledigt (siehe untenstehend)

07.05.2024 Projekt-Meeting - Freigabeprozess etc.

Zeit: 14:00-15:30

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Podobnig-Kuntz, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Konfektionsgrößen: Implementierung wie obenstehend
• Notbestellung: Siehe Anmerkung obenstehend
• Express-Lieferungen: Siehe Anmerkung obenstehend
• Ampelsystem für Lagerbestände bei VWG:
  • [OPTIONAL] Gelb: Ab 5 Stück für schnellwechselnden Größen (Männer z.B. 46 – 52, Hemden 39-41, Damen 36-42)
  • Rot: Ab 0 Stück
• Retouren: Zu klären welche Auswahlmöglichkeiten für Retouren vorhanden sind (z.B. "Nicht erhalten", "Ware defekt")
  • ZUGSEIL-Anmerkung: Standardgründe + Definition von eigenen Gründen
• Konfektionsgrößen-Template: Wird durch Casinos Austria bearbeitet; Verbleibende Teil wird durch VWG bis 22.06.2024 bearbeitet
• Urlaub von Fr. Roggenbauer: 09.06.-24.06.2024

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfen "Notbestellung" --> Erledigt
• ZUGSEIL: Prüfen "Retouren" --> Erledigt
• ZUGSEIL: Prüfen "Expresslieferung" --> Erledigt
• ZUGSEIL: Übermittlung der österreichischen ZUGSEIL-Lieferanten --> Erledigt

13.05.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 11:00-11:45

Teilnehmer: Steffen, Daniel

Besprochene Inhalte:

• "Freimenge" = 0 --> Aktuell in Standardlösung nicht möglich (siehe 29.11.2023 Kick-Off Workshop --> Mitarbeiter-Prozesse --> Teamleiter kann Kontingent übersteuern --> Mengenbezug über Mengen hinaus ist mit Teamleiterfreigabe möglich, z.B. Wintermantel wird bei bestimmten Tätigkeits- & Job-Profil mit Menge „Null“ angezeigt und wenn Mitarbeitende bestellt, muss die Bestellung durch Teamleiter freigegeben werden)
  • Aktuell nur durch Punktegutschrift möglich --> Feature erforderlich
  • Menge = 0 bedeutet aktuell, dass er nicht bestellen darf --> Mögliche Lösung: Artikel so teuer machen, dass er eine Freigabe erfordert
  • Betrifft Notbestellungs- und Express-Lieferungsprozess

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Steffen prüft mit Sinisa Aufwand für Feature --> Erledigt

• ZUGSEIL: Steffen stimmt mit Dennis ab, welchen Input für AZURE-Plug-In erforderlich sind --> Erledigt

14.05.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 14:00-14:30

Teilnehmer: Rene, Daniel

Besprochene Inhalte:

• Sonja:
  • Anstellungsart / Kontingent / Produktgruppen / Bezugsmengen für Casinos Austria anlegen --> Erledigt
  • Schulung mit Casinos durchführen (Anm.: 24.05.2024) --> Erledigt
• Dennis:
  • Integration für VWG und Casinos Austria aktualisieren
  • Abstimmung mit Casinos Austria wg. AZURE --> Erledigt

23.05.2024 Projet-Meeting - Retourenprozess

Zeit: 09:55-10:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Liefer- und Retourenprozess:
  • Lieferprozess: Wagner & Glass schickt Sendung an respektive Adresse mit GLS
  • Retourenprozess: Casinos Austria retourniert Sendung an Wagner & Glass auf eigene Rechnung (frei Haus)
• 4 Retourengründe:
  • "Falsch geliefert / Mangel - Änderung erwünscht"
    • Freitexteingabemöglichkeit
    • Retourenetikett erzeugen (siehe Excel)
  • "Falsch geliefert - Retoure ohne Ersatz"
    • Retourenetikett erzeugen (siehe Excel)
  • "Nicht geliefert"
    • Rechnung wird nicht freigegeben bzw. gestoppt
  • "Qualitätsreklamation"
    • Nach +30 Tagen
    • Information an Einkauf (Fr. Roggenbauer und Fr. Krenauer)

24.05.2024 Schulung

Zeit: 09:30-11:30

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Podobnig-Kuntz, Hr. Bergmann, Fr. Krenauer, Fr. Slangen, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Schulung:
  • Vorstellung Service Desktop
  • Vorstellung Katalog Management
  • Vorstellung Produkt Management inkl. Punktevergabe
  • Vorstellung ADM inkl. Preisliste (Verkauf), Benutzer, Rechtegruppen, Anstellungsarten, Produktkontingente Produktgruppen, Produktkontingente
• Konfektionsgrößen: Wagner & Glass ist verantwortlich für die Hinterlegung der Konfektionsgrößen für die Casinos Austria Mitarbeiter
• Freigabeprozesse: Gilt für alle Produkte gleich --> Wenn über Kontingent, dann geht Freigabe an Vorgesetzten
• Rechtegruppen:
  • Admin: Fr. Roggenbauer, Hr. Schmitzberger, Fr. Krenauer
  • DKB: Liste gem. Fr. Roggenbauer
  • SCM (Vorgesetzte): Über HR-Hub
  • Mitarbeiter: Über HR-Hub

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Planung der Schulung für Vorgesetzten (mögliche Inhalte: Retourenprozess, Freigabeprozess, Neueintritte / Dummy-Use, Status von Mitarbeiter-Bestellungen etc.)
• ZUGSEIL: Übermittlung der nächsten Schritte an Fr. Roggenbauer inkl. Zeitliste --> Erledigt
• ZUGSEIL: Übermittlung des Templates für Rechtegruppen --> Erledigt
• Casinos Austria: Retournierung des Templates für Rechtegruppen --> Erledigt
• Casinos Austria: Übermittlung des vorläufigen Konfektionsgrößen Templates --> Erledigt

28.05.2024 Projekt-Meeting - Rechtegruppen etc.

Zeit: 16:30-17:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Kohlmann

Besprochene Inhalte:

• Rechtegruppen:
  • Katalog-, Produkt- & Artikelmanagement (ADM) --> Admin
  • Freigaben (z.B. Expresslieferung, Notbestellung) --> Admin, DKB & SCM
  • Konfektionsgrößen --> VWG, DKB, SCM & Admin
  • Teambestellungen --> Admin, DKB, SCM
  • Retouren --> Admin, DKB, SCM
  • Bestellungen --> Admin, DKB, SCM & Mitarbeiter
• Admin sind Fr. Roggenbauer, Fr. Krenauer und Hr. Schmitzberger
• Testphase bei Casinos Austria soll ab KW26 stattfinden
• Retourenprozess:
  1. Casino Mitarbeiter meldet Retoure im PEO an (Anm.: Wählt den respektiven Artikel)
  2. Casino Mitarbeiter druckt Retourenschein aus
  3. Casino Mitarbeiter verschickt Retoure (Anm.: Auf Kosten von Casinos Austria)
  4. VWG bestätigt den Erhalt der Retoure

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Prüfung, ob Konfektionsgrößen durch VWG & DKB bearbeitet werden darf bzw. ggf. auch Mitarbeiter --> Erledigt (lt. Rene und Steffen möglich)
• ZUGSEIL: Übermittlung des möglichen Templates für Retourenschein --> Erledigt

05.06.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 09:00-09:30

Teilnehmer: Steffen, Mathias, Daniel

Besprochene Punkte:

• HR-Schnittstelle:
  • Keine neuen Dateien mit den aktuellsten HR-Daten von Casinos Austria erhalten --> Getestet wurde mit ursprünglich übermittelten Dateien via FTP-Server
  • Organisationseinheiten und die Kostenstellen konnten auf dem Integrationssystem vollständig importiert werden
  • Mitarbeiter konnten nur wenige importiert werde (Anm.: Alle ohne Aktivität), da die Anstellungsarten noch nicht hinterlegt waren --> Anstellungsarten sind nun hinterlegt in ZUGSEIL und diese sollten nun automatisch über die Schnittstelle importiert worden sein
• MM-Schnittstelle:
  • Für die Bestellschnittstelle wurde das Abholen der Bestellungen aus ZUGSEIL und das Hochladen der konvertierten Daten auf den FTP-Server umgesetzt
  • Konvertierung in das SAP-Format noch ausständig --> Steffen bei Mathias einzuplanen
  • PO ist fertiggestellt
• User-Lifecycle:
  • User werden aktuell nur via HR-Hub importiert
  • Deaktiviert werden User nur, wenn das Austrittsdatum mitgegeben wird

Nächste Schritte:

• HR-Schnittstelle:
  • ZUGSEIL: Einrichtung eines FTP-Zugangs für Casinos Austria zur Upload der Dateien (Steffen mit Dennis)
  • ZUGSEIL: Umsetzung des Machtings der Personalnummern (Dummy-User)
  • ZUGSEIL: Umsetzung der Bestellmöglichkeit für Karenzrückkehrer einen Monat vor Wiedereinstieg
• MM-Schnittstelle:
  • ZUGSEIL: Umsetzung der eingehenden Rechnungen
  • ZUGSEIL: Umsetzung der Wareneingänge

05.06.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 10:30-11:30

Teilnehmer: Stefan, Rene, Daniel

Besprochene Punkte:

• Umsetzung der Rechnungs- und Gutschrifterstellung:
  • Trigger soll im Plugin eingebaut werden - Sobald Lieferauftrag den Status "Versendet" bekommt, soll automatisch für den Lieferauftrag eine Rechnung bzw. Gutschrift erstellt werden (fixe Mehrwertsteuer von 20%)
  • Ebenso soll danach automatisch eine pdf.-File für die Rechnung bzw. Gutschrift erstellt werden und per E-Mail an die Zentraladresse geschickt werden
• Neuer Shop:
  • Freigabeprozesse werden implementiert im neuen Shop, z.B. Express-Lieferung, Kontingentüberschreitung
  • Neuer Shop kann am 1.8. bei Casinos live gehen
  • Neuer Shop kann Ende Juni Casinos gezeigt werden und Casinos darauf geschult werden (einzelne Prozesse sind final responsive und fix-fertig bei go-live)

05.06.2024 Projekt-Meeting - Status Update

Zeit: 11:30-12:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Go-Live:
  • Go-Live soll stattfinden, wenn sämtlicher Input (z.B. Konfektionsgrößen) von Casinos Austria und Wagner & Glass sowie Features (z.B. Freigabeprozess) und Schulungen und Testing erfolgreich durchgeführt wurden
  • Go-Live ist flexibel, z.B. August, September (Anm.: IT beführwortet sogar ein Go-Live am 1.1.2025)
• Feature für Freigabeprozess für Expresslieferungen Freigabeprozess soll implementiert werden (Anm.: Implementation im Juni)
• Schulungen werden voraussichtlich im Juli und August stattfinden
• Zahlungsbedingungen Wagner & Glass:
  • Automatische Erstellung der Rechnung 30 Tage nach Lieferung
  • Zahlungsziel 30 Tage

Nächste Schritte:

• Casinos Austria & ZUGSEIL: Status-Meeting mit Fr. Roggenbauer am 25.06.2024 (u.A. Update, Shop-Vorschau)

07.06.2024 Projekt-Meeting - HR-/MM-Schnittstelle, Single-Sign-On etc.

Zeit: 13:30-14:30

Teilnehmer: Fr. Popa, Hr. Horvath, Hr. Stift, Hr. Henryk, Hr. Lorenz, Hr. Höschen, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• HR-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • HR-Schnittelle implementiert und initial durch ZUGSEIL getestet (Anm.: Getestet wurde mit ursprünglich übermittelten Dateien via FTP-Server)
    • Organisationseinheiten und Kostenstellen konnten auf dem Integrationssystem vollständig importiert werden
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Einrichtung eines FTP-Zugangs für Casinos Austria zur Upload der Dateien
    • ZUGSEIL: Testing mit aktuellen Dateien nach Bereitstellung durch Casinos Austria auf FTP-Server
    • ZUGSEIL: Umsetzung des Machtings der Personalnummern (Anm.: Dummy-User)
    • ZUGSEIL: Umsetzung der Bestellmöglichkeit für Karenzrückkehrer einen Monat vor Wiedereinstieg
• MM-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • Abholen der Bestellungen aus ZUGSEIL und das Hochladen der konvertierten Daten auf den FTP-Server umgesetzt
    • Purchase Order (PO) fertigstellt
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Umsetzung der eingehenden Rechnungen
    • ZUGSEIL: Umsetzung der Wareneingänge
    • ZUGSEIL: Durchführung des Testings
• Single-Sign-On (AZURE):
  • Aktueller Stand:
    • Erforderlicher Input für Single-Sign-On an Casinos Austria kommunziert
    • Diskutierte Domain:
      • shop.casinos.zugseil.com
      • shop-int.casinos.zugseil.com
  • Nächste Schritte:
    • Casinos Austria: Rückmeldung zum Input für Single-Sign-On
    • ZUGSEIL: Aufsetzen der Integrations- und Produktionsumgebung für Shop
• Wagner & Glass:
  • Aktueller Stand:
    • Anbindung und Einrichtung von Wagner & Glass abgeschlossen
    • Initiales Testing & Schulung erfolgt
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Einarbeitung des Feedbacks von Wagner & Glass
• Casinos Austria Starterpaket:
  • Aktueller Stand:
    • Vorkonfiguration erfolgt (Anm.: Anstellungsarten, Kontingente etc. angelegt)
    • Schulung der Admins erfolgt
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Aufsetzen des finalen Shops (Anm.: Nach Single-Sign-On)
    • ZUGSEIL: Umsetzung des Freigabeprozesses (Anm.: Express-Lieferung)
    • ZUGSEIL: Übermittlung der Kurzbenutzeranleitung

18.06.2024 Testing Single-Sign-On

Zeit: 15:00-16:00

Teilnehmer: Hr. Stift, Hr. Mayerhofer, Hr. Henryk, Hr. Klivan, Hr. Hüsemann, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Testing des Single-Sign-On (AZURE)

24.06.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 14:00-14:30

Teilnehmer: Steffen, Christian, Daniel

Besprochene Punkte:

• HR-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • HR-Schnittelle implementiert und initial durch ZUGSEIL getestet (Anm.: Getestet wurde mit ursprünglich übermittelten Dateien via FTP-Server)
    • Organisationseinheiten und Kostenstellen konnten auf dem Integrationssystem vollständig importiert werden
    • FTP-Zugangs für Casinos Austria zur Upload der Dateien eingerichtet
    • Mitarbeiter wurden über Schnittstelle importiert
    • Start der Installationen auf der PROD
  • Nächste Schritte:
    • Casinos Austria: Bereitstellung der aktuellen Files auf FTP
    • ZUGSEIL: Testing mit aktuellen Dateien nach Bereitstellung durch Casinos Austria auf FTP-Server inkl. auf PROD stellen
    • ZUGSEIL: Umsetzung des Machtings der Personalnummern (Anm.: Dummy-User) --> Fertigstellung in KW28
    • ZUGSEIL: Umsetzung der Bestellmöglichkeit für Karenzrückkehrer einen Monat vor Wiedereinstieg --> Fertigstellung in KW29
    • Casinos Austria: Import der Daten aus ZUGSEIL in SAP
    • Casinos Austria & ZUGSEIL: Durchführung des gemeinsamen Testings
• MM-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • Abholen der Bestellungen aus ZUGSEIL und das Hochladen der konvertierten Daten auf den FTP-Server umgesetzt
    • Purchase Order (PO) und Wareneingänge soweit vorbereitet
    • Datenformate für Schnittstellenanbindung (Anm.: IDOC) bereitgestellt
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Finale Umsetzung der POs nach Formatklärung
    • ZUGSEIL: Finale Umsetzung der Wareneingänge nach Formatklärung
    • ZUGSEIL: Umsetzung der eingehenden Rechnungen nach Formatklärung
    • Casinos Austria: Import der Daten aus ZUGSEIL in SAP
    • Casinos Austria & ZUGSEIL: Durchführung des gemeinsamen Testings

25.06.2024 Projekt-Meeting - Status Update

Zeit: 13:00-15:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Krenauer, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Single-Sign-On (AZURE):
  • Aktueller Stand: Eingerichtet und erfolgreich mit Casinos Austria getestet
  • Nächste Schritte: n/a
• Starter Paket:
  • Aktueller Stand:
    • Vorkonfiguration von ZUGSEIL erfolgt
    • Bestellplattform für Casinos Austria eingerichtet
    • Prozesse bei Casinos Austria durchgesprochen
    • Kunden-Digital für Casinos Austria eingerichtet
    • Victor Wagner & Glass (Lieferant) an ZUGSEIL angebunden
    • Anstellungsarten & Kontingente für Casinos Austria hinterlegt
    • Kurzbenutzeranleitung erstellt
  • Nächste Schritte:
    • Victor Wagner & Glass: Hinterlegung der richtigen Individualisierungen in ZUGSEIL
    • ZUGSEIL: Import der Konfektionsgrößen in ZUGSEIL nach erfolgter Hinterlegung der Individualisierungen durch Victor Wagner & Glass
    • ZUGSEIL: Umsetzung der Freigabeprozess für Expresslieferungen (Anm.: Neues Feature in ZUGSEIL)
• HR-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • HR-Schnittelle implementiert und initial durch ZUGSEIL getestet (Anm.: Getestet wurde mit ursprünglich übermittelten Dateien via FTP-Server)
    • Organisationseinheiten, Kostenstellen und Mitarbeiter auf INT über Schnittstelle vollständig importiert
    • FTP-Zugangs für Casinos Austria zum zukünftigen Datenupload eingerichtet
    • Start der Installationen auf der PROD
  • Nächste Schritte:
    • Casinos Austria: Bereitstellung der aktuellen Files auf FTP
    • ZUGSEIL: Testing mit aktuellen Dateien nach Bereitstellung durch Casinos Austria auf FTP inkl. auf PROD stellen
    • ZUGSEIL: Umsetzung des Machtings der Personalnummern (Anm.: Dummy-User)
    • ZUGSEIL: Umsetzung der Bestellmöglichkeit für Karenzrückkehrer einen Monat vor Wiedereinstieg
    • Casinos Austria: Import der Daten aus ZUGSEIL in SAP
    • Casinos Austria & ZUGSEIL: Durchführung des gemeinsamen Testings
• MM-Schnittstelle:
  • Aktueller Stand:
    • Abholen der Bestellungen aus ZUGSEIL und das Hochladen der konvertierten Daten auf den FTP umgesetzt
    • Purchase Order (PO) und Wareneingänge soweit vorbereitet
    • Datenformate für Schnittstellenanbindung (Anm.: IDOC) bereitgestellt
  • Nächste Schritte:
    • ZUGSEIL: Finale Umsetzung der POs und Wareneingänge gemäß übermittelter Datenformate
    • ZUGSEIL: Umsetzung der eingehenden Rechnungen gemäß übermittelter Datenformate
    • Casinos Austria: Import der Daten aus ZUGSEIL in SAP
    • Casinos Austria & ZUGSEIL: Durchführung des gemeinsamen Testings
• Weitere Themen:
  • Go-Live: Geplanter Go-Live von ZUGSEIL nach erfolgreicher Test- und Schulungsphase am 01.09.2024
  • ZUGSEIL-Support: Evaluierung der "Support-Pakete" für Casinos Austria nach Hypercare-Phase
  • Lizenz: ZUGSEIL-Nutzer bei Casinos Austria werden gemeinsam laufend evaluiert (vorläufig quartalsweise), um einen Durchschnittswert für die jährliche Lizenzkosten zu ermitteln - Kurzfristige Über- oder Unterschreitungen der Nutzerzahl (Anm.: 1.300 Nutzer) haben keine operative / monetäre Auswirkungen auf die Lizenz
  • Rechnungen: Teilleistungen werden nach erfolgter erfolgreicher Umsetzung in Rechnung gestellt (Anm.: Single-Sign-On kann bereits verrechnet werden)
  • Kommunikation: Kommunikationen via ZUGSEIL (Anm.: Chat / E-Mail) werden noch geprüft --> Gibt es nicht
  • Artikelgrößen: Hinterlegte Artikelgrößen können nur durch Victor Wagner & Glass (Lieferant), DKB / SCM oder Admin geändert werden (Anm.: Nicht durch Mitarbeiter)

02.07.2024 Projekt-Meeting - S4/HANA Umstellung

Zeit: 14:00-14:30

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Popa, Hr. Mayr, Hr. Neubacher (ehmals Schmitzberger), Hr. Rekittke, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Umstellung auf S4/HANA am 01.01.2025
• Keine tiefe Integration von Casinos Austria gewünscht --> Einfacher Datenaustausch über den bestehenden FTP-Server
  • Entsprechende Prüfung und Anpassung der drei IDOCs (Anm.: Bestellung, Wareneingang und Rechnung) auf neuen Werte (z.B. Buchhaltungskreis, Sachkonto) im Herbst 2024 --> Überschaubarer Arbeitsaufwand (<0,5 Arbeitstag) für ZUGSEIL

Nächste Schritte:

• Termin Ende September / Anfang Oktober 2024 zur Besprechung weiterer Details

10.07.2024 Projekt-Meeting - Shop

Zeit: 15:00-17:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Schneider, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Kann ein Vorgesetzter (DKB / SCM) eine E-Mail bekommen, wenn Bestellungen freizugeben sind? --> Ist eingestellt
• Kann das Kommentarfeld bei Freigaben/Ablehnung ein Pflichtfeld sein? --> De-priorisiert
• Was passiert mit einer Bestellung, wenn ein MA in der Zwischenzeit die Firma verlässt? --> MA wird auf inaktiv gesetzt und offene Bestellungen sollen storniert werden (Anm.: Notfalls kann Vorgesetzter Bestellung stornieren)
• Bis wann kann man eine Bestellung stornieren? --> So lang die Bestellung noch nicht durch VWG kommissioniert wurde
• Mitarbeiter sollen per E-Mail oder SMS eine Info bekommen, wenn eine Lieferung am Weg ist --> Ist eingestellt
• Kommentarfeld für Retouren z.B. warum es zurückgeschickt wird --> Weitere Retourengründe sollen zwischen Casinos Austria und VWG abgestimmt und in ZUGSEIL hinterlegt werden; Kommentarfeld wird nicht erstellt; Report zu Retouren sollen Casinos Austria bereitgestellt werden
• Was sind die Rechte von Casinos Austria Admin? --> Wurde mit Fr. Roggenbauer durchgesprochen
• Können Lagerbestände im PEO angezeigt werden? --> Task einplanen, da es in der Leistungsbeschreibung aufgelistet ist

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Offene Bestellung stornieren wenn MA Firma verlässt - Abstimmung mit Chris --> Wird aktuell bei SBB behandelt
• ZUGSEIL: Lagerbestände im PEO --> Task einplanen
• ZUGSEIL: Lieferantenauswertung für Casinos Austria --> Task einplanen
• Casinos Austria: Retourengründe mit VWG abstimmen und in ZUGSEIL hinterlegen

11.07.2024 Projekt-Meeting - Lizenzen

Zeit: 09:00-10:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Popa, Fr. Stresnak, Fr. Kaplanek, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• ZUGSEIL-Lizenzen für Jahre 2024 und 2025 für 1.300 Nutzer fixiert - Unter- oder Überschreitung der Nutzerzahl hat keine Auswirkung
  • Inaktive Mitarbeiter zählen nicht als lizenzpflichtige Nutzer
• Montaliches Monitoring der Nutzerzahl durch Casinos Austria
• Lizenzplanung 2026 im Frühjahr 2025 (voraussichtlich Mai)

29.07.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 13:30-14:00

Teilnehmer: Christian, Daniel

Besprochene Punkte:

• Schnittstellen-Tests für Bestellungen und Rechnungen waren Tests erfolgreich (Anm.: Hr. Hopfgartner hat auch angemerkt, dass die Prozesse soweit funktionieren)
• Wareneingänge (Anm.: De-minimis-Regel bzgl. 30 Tage Reklamationsfrist) funktioniert noch nicht (Anm.: Aktuell entweder manuelle Bestätigung durch MA oder automatische Bestätigung nach funktioniert ABER nicht beides gleichzeitig) --> Zu klären mit REne
• Synchronisierung der Rechnung gem. Meeting mit Casinos Austria-Finance umzusetzten (Anm.: BTF-1678 & BTF-1679)
• Anpassung des Rechnungs-Layouts gem. Rückmeldung von Fr. Roggenbauer (Anm.: Siehe E-Mail vom 17.07.2024)
  • Lieferdatum kann nicht auf Layout abgebildet werden

29.07.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 14:00-16:00

Teilnehmer: Rene, Daniel

Besprochene Punkte:

• Konfektionsgrößen: Auf INT ist der Import nicht vollständig, da Stammdaten (z.B. Individualisierungen) nicht ident mit den hinterlegeten Stammdaten von VWG auf der PROD ist
  • Auf der PROD ist soweit der Import vollständig
• Rechnung:
  • Vorab-Rechnung von VWG wird zu Casinos geschickt --> Nach 30 Tagen wird Rechnung und Gutschrift (wenn eine Reklamation stattgefunden hat) freigegeben
  • Eine Gutschrift wird genauso lange zurückgehalten wie eine Rechnung
  • Bestellungen können so lange storniert werden, bis VWG Artikel verschickt hat --> Keine Vorab-Rechnung wird dabei erstellt
• Rechungs-Layout:
  • Layout wurde gem. Rückmledung von Fr. Roggenbauer angepasst
  • Lieferdatum ist keine Header-Information sondern Positions-Information --> Weil unterschiedliche Positionen an unterschiedlichen Tagen geliefert werden können

08.08.2024 Projekt-Meeting

Zeit: 09:00-11:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Feedback aus Schulungen:
  • Was passiert wenn DKB einen Artikel für sich selbst im IOD bestellt, welcher eine Freigabe von einem Vorgesetzten benötigt?
  • Mitarbeiter dürfen Größen ändern, wenn keine Individualisierungen hinterlegt sind
  • Im ganzen September sollen sich die Mitarbeiter mit ZUGSEIL beschäftigten, jedoch keine Bestellungen auslösen - Diskutierte Möglichkeiten:
    • "Bestell"-Button wird ausgeblendet
    • Alle Artikel bedürfen eine Freigabe und Vorgesetzte lehnt alle Bestellungen ab
    • Alle Bestellungen werden durch VWG abgelehnt
    • Rechte für Stornierungen setzen - Wird gemeinsam mit VWG im Termin am 19.8. definiert

13.08.2024 Interne Abstimmung

Zeit: 10:30-11:30

Teilnehmer: Chris, Daniel

Besprochene Punkte:

• Wareneingang: Hinterlegte Regel (durch Rene) funktioniert nicht --> Status wird nicht automatisch nach 30 Tagen auf "Empfang bestätigt" gestellt (Anm.: Keine Auswirkungen auf Rechungs- und Gutschriftenprozess)
• Rechnungs-Layout: Pro Kunde kann man nur ein Standardlayout für Rechnungen hinterlegen --> Bei Casinos gibt es jedoch zwei Rechungsarten (Anm.: Info-Rechnung und "richtige" Rechnung)
• Punktelauf wird (durch Chris) auf INT durchgeführt, sobald Kontingente final sind --> Folgender Punktelauf wurde mit Casinos abgestimmt:
  • Punkte (Anm.: Insgesamt 6 Punkte pro MA) sind für 12 Monate gültig
  • 3 Punkte dürfen in das nächste Jahr mitgenommen werden, d.h. Deckelung von 9 Punkte (= 1,5 Jahresbedarf)
• Grundausstattung wurde gem. Abstimmung mit Casinos umgesetzt:
  • Ersten 3 Monate: Halbe Grundausstattung / Kontingent
  • Ab 4. Monat: Volle Grundausstattung / Kontingent, d.h. Mitarbeiter bekommt die restliche Grundausstattung
  • Nachbezug erfolgt jährlich basierend auf Eintrittsdatum, d.h. volle Grundausstattung
• Karenzrückkehrer wurde gem. Abstimmung mit Casinos umgesetzt: 1 Monat vor Rückkehr kann man wieder bestellen (Anm.: Aus Punktesicht wird der Karenzrückkehr wie ein Neueintritt behandelt)

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Punktelauf durchführen
• ZUGSEIL: Rechnungs-Layout klären
• ZUGSEIL: Wareneingang klären

19.08.2024 Projekt Meeting, Testing & Schulung

Zeit: 14:00-17:00

Teilnehmer: Fr. Roggenbauer, Fr. Seifert, Fr. Mayer, Hr. Schneider, Hr. Kohlmann

Besprochene Punkte:

• Punktekontigent mit Fr. Roggenbauer abgestimmt
  • Ersten 3 Monate: Halbe Grundausstattung / Kontingent --> 3 Punkte
  • Ab 4. Monat: Volle Grundausstattung / Kontingent, d.h. Mitarbeiter bekommt die restliche Grundausstattung --> Insgesamt 6 Punkte
  • Alle 12 Monate basierend auf Eintrittsdatum: Volle Grundausstattung / Kontingent --> 6 Punkte + Max. 3 Punkte aus der vorherigen Periode
  • Karenzrückkehrer werden wie Neueintritte behandelt - Ersten 3 Monate: 3 Punkte; Ab 4. Monat: 6 Punkte
• Hinterlegung von Individualisierungen erfolgt durch VWG (Schneider) durch folgende Schritte
  • ZUGSEIL einsteigen --> BOM-Modul auswählen --> KUNDENDIENSTLEISTUNG auswählen --> KUNDENVERMESSUNG UND PRODUKTKONFIGURATION auswählen --> "+" anklicken --> Personalnummer eingeben --> "Varianten" oder "Individualisierung hinzufügen" hinterlegen --> SPEICHERN
• Änderung der Größen durch Mitarbeiter: Mitarbeiter dürfen Größen ändern, wenn keine Individualisierung hinterlegt ist
• Rechungs- und Gutschriftenprozess:
  • Info-Rechnung: Soll nur an VWG und nicht an Casinos Austria gehen
  • "Richtige" Rechnung: Geht an Casinos Austria und VWG
• Stornoprozess:
  • Stornierungen sind möglich, solange die Kommissionierung bei VWG noch nicht abgeschlossen sind
  • Casinos erstellt Stornoanfrage --> Erst wenn VWG Stornoanfrage akzeptiert (im BOM-Modul), ist es ein Storno
• Retourenprozess:
  • VWG nimmt nur Neuware an bzw. wenn falsch bestellt wurde
  • Bei Casinos dürfen nur DKB und SCM nach Überprüfung der Ware zurückschicken --> Casinos-Mitarbeiter werden darüber in Kenntnis gesetzt
• Inventur durch VWG kann über zwei Möglichkeiten erfolgen:
  • Sofortinventur: WPC-Modul auswählen --> INVENTUR auswählen --> SOFORTINVENTUR auswählen
  • Erstmaliger Wareneingang: WPC-Modul auswählen --> WARENEINGANG auswählen --> WARENEINGANG auswählen
• Go-Live im September:
  • Casinos-Mitarbeiter dürfen bestellen, VWG bearbeitet diese Bestellung aber erst durch "offizielles Go" durch Casinos
  • Casinos-Mitarbeiter werden darüber in Kenntnis gesetzt
• Marketing-Mitarbeiter: Haben das gleiche Kontingent wie Casinos-Mitarbeiter, diese bedürfen jedoch eine Freigabe
• Allgemein:
  • Bestelleingang bei VWG, sobald Bestellung den Status "Übertragen" hat
  • Rechungserstellung, sobald Lieferauftrag den Status "Versendet" hat
  • Individualisierung deaktivieren, muss man auch im Artikelmanagement beim respektiven Artikel unter Individualisierungen durch Klick auf das Zahnrad "Individualisierungsvariante ist veraltet" anklicken

Nächste Schritte:

• ZUGSEIL: Feature für Änderung der Größen durch Mitarbeiter --> Erledigt
• ZUGSEIL: Info-Rechnung nur an VWG --> Erledigt
• ZUGSEIL: Retourenprozess anpassen --> Erledigt

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